“王威虎供應(yīng)商代表，您好，貴公司的訂單已于2021年10月21日完成付款申請。”10月21日，得力集團有限公司銷售經(jīng)理收到了一條微信消息。
這條結(jié)算提醒消息是國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)自動發(fā)送的。這個系統(tǒng)于2020年7月上線，是該公司智慧供應(yīng)鏈體系中供應(yīng)商使用最多的服務(wù)系統(tǒng)。國網(wǎng)蒙東電力持續(xù)深化現(xiàn)代智慧供應(yīng)鏈建設(shè)運營，以業(yè)務(wù)辦理、信息交互和業(yè)財融合“三個轉(zhuǎn)型”為抓手，不斷豐富網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)功能，推進“無接觸”線上服務(wù)應(yīng)用，讓供需雙方省時省力。
有專屬授權(quán)文件
雙方業(yè)務(wù)線上辦
9月18日，江蘇南京的供應(yīng)商代表李默在自己的辦公室登錄網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)，完成了供應(yīng)商信息注冊。系統(tǒng)自動生成一份線上年度授權(quán)文件。這份標注了業(yè)務(wù)類型的年度授權(quán)文件將與這家供應(yīng)商的所有操作和信息綁定，成為供需雙方互信互利的重要支撐性文件。
7月份，國網(wǎng)蒙東電力針對供應(yīng)商授權(quán)工作需要線下頻繁確認、授權(quán)書調(diào)用過程煩瑣等常見問題，推出“保姆級”解決方案：由網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)自動讀取供應(yīng)商基礎(chǔ)信息，針對性生成供應(yīng)商專屬授權(quán)文件，同時利用電子簽章，實現(xiàn)線上簽章授權(quán)和鏈式信息互信。
“以前業(yè)務(wù)授權(quán)，每一項每一次都得線下蓋章。現(xiàn)在一年只用授權(quán)一次，簽訂合同也只需要在網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)用電子簽章授權(quán)，從業(yè)務(wù)授權(quán)到簽訂合同都是足不出戶辦理，非常便捷?！崩钅f。
網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)還具備線上發(fā)放電子版中標通知書、往來賬款對賬等功能，實現(xiàn)了物資采購過程中的招投標服務(wù)、合同簽約、合同結(jié)算、合同履約、信息咨詢等環(huán)節(jié)的“一站式”服務(wù)，推進業(yè)務(wù)辦理電子化轉(zhuǎn)型。
截至9月底，網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)已經(jīng)簽署5.6萬余份電子合同，線上處理7.2萬余份合同履約業(yè)務(wù)單據(jù)。不僅如此，業(yè)務(wù)辦理電子化免去了非必要單據(jù)的線下簽署、郵寄、粘貼等工作流程，業(yè)務(wù)辦理整體效率提升15倍以上，同時每年可為供應(yīng)商節(jié)約差旅成本超450萬元。
業(yè)務(wù)信息實時更新
供需雙方都能查
9月20日，國網(wǎng)蒙東電力網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)內(nèi)嵌的快遞寄遞模塊發(fā)出一條信息：來自河南許昌的供應(yīng)商發(fā)票已完成快遞配送。伴隨著這條消息彈出的還有與這家供應(yīng)商合同關(guān)聯(lián)的詳細數(shù)據(jù)。
在網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)設(shè)計之初，國網(wǎng)蒙東電力把信息交互轉(zhuǎn)型作為功能設(shè)計的一個目標方向，拓展工作人員與供應(yīng)商信息交互的渠道。該公司為該系統(tǒng)嵌入微信通知模塊，引導(dǎo)供應(yīng)商在注冊過程中確認微信號信息，實現(xiàn)網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)、國網(wǎng)蒙東電力供應(yīng)商服務(wù)公眾號以及供應(yīng)商微信的多端跨平臺交互，在短信、電話、郵件的基礎(chǔ)上增加推送信息這一渠道。
6月份，為了提升雙方業(yè)務(wù)辦理過程中的信息更新及時性和準確性，國網(wǎng)蒙東電力在網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)中增設(shè)寄遞模塊，精準匹配文件寄遞單號與合同編號，全過程線上實時跟蹤文件寄遞信息，并及時推送信息給合同雙方。該公司還在系統(tǒng)中嵌入了查詢服務(wù)模塊。用戶只需輸入供應(yīng)商名稱、編號或具體的姓名，就可獲取和該供應(yīng)商相關(guān)的基本信息、合同信息、文件寄遞、財務(wù)數(shù)據(jù)等情況。對供應(yīng)商來說，這種方式可以更加便捷快速地獲取準確的業(yè)務(wù)信息。對國網(wǎng)蒙東電力來說，供應(yīng)商業(yè)務(wù)信息接收更及時，中標服務(wù)費催交等工作也可以快速完成。
“物資供需雙方‘無接觸、不見面’就能實時掌握物資各環(huán)節(jié)信息，省去了頻繁的信息核對和查詢操作，信息交互體驗更好?，F(xiàn)在，單個業(yè)務(wù)從開始辦理到業(yè)務(wù)辦結(jié)，溝通時長基本都在30分鐘內(nèi)?！眹W(wǎng)蒙東電力供應(yīng)商服務(wù)大廳專責(zé)董園園介紹。
融合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
財務(wù)業(yè)務(wù)辦得更準更快
“您已完成完成電子發(fā)票上傳，請等待系統(tǒng)核驗?！?月23日，浙江嘉興的供應(yīng)商代表陳淵在網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)上傳電子發(fā)票。這次上傳之后，他的票據(jù)數(shù)據(jù)即可直接傳輸給業(yè)務(wù)相關(guān)的各個系統(tǒng)和平臺，他再也不用重復(fù)操作。
“以往的供應(yīng)商財務(wù)基礎(chǔ)信息基本靠業(yè)務(wù)人員通過電話和郵箱線下收集，不僅耗時耗力而且不夠規(guī)范，容易產(chǎn)生業(yè)財信息不對位的情況?！眹W(wǎng)蒙東電力物資部供應(yīng)質(zhì)量處處長王民濤說。
3月份，國網(wǎng)蒙東電力推進業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)融合，把ERP管理系統(tǒng)、財務(wù)管控系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)，并通過網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)整合原本分散的線下數(shù)據(jù)，形成財務(wù)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，匯集發(fā)票的開票信息、投標保證金退款賬戶以及電子匯票專屬賬號等財務(wù)信息。后期，工作人員辦理財務(wù)業(yè)務(wù)時，網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)可以精準抓取供應(yīng)商的財務(wù)信息，配合查詢服務(wù)模塊中的業(yè)務(wù)信息，免去人工線下核對、統(tǒng)計信息的環(huán)節(jié)。
在搭建供應(yīng)商財務(wù)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫的同時，國網(wǎng)蒙東電力同步了解供應(yīng)商的電子匯票支付意愿，積極推介發(fā)票上傳和線上校驗、業(yè)務(wù)線上審批、線上支付等功能。
針對中小微企業(yè)供應(yīng)商，網(wǎng)上供應(yīng)商服務(wù)大廳系統(tǒng)還提供中小微企業(yè)資質(zhì)的線上授信認定和登記備案服務(wù)，依據(jù)供應(yīng)商提交的企業(yè)規(guī)模信息自動生成中小微企業(yè)規(guī)模確認函，并通過電子簽章技術(shù)加蓋供應(yīng)商公章。這樣一來，無需供應(yīng)商線下確認信息、蓋章，相關(guān)款項可以直接通過銀行轉(zhuǎn)賬匯入中小微企業(yè)供應(yīng)商賬戶。
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